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L’Agence Française Anticorruption (AFA) est un organisme d’information et de contrôle créé par la loi Sapin II. Elle a publié ses dernières recommandations le 12 janvier 2021. Parmi elles figure l’évaluation de l’intégrité des tiers. L’obligation de mettre en place un dispositif de recueil de signalement en fait aussi partie.
Pour rappel, l’AFA se charge notamment d’élaborer des recommandations destinées à aider les personnes morales de droit public et de droit privé à prévenir et à détecter les faits de corruption, de trafic d’influence, de concussion, de prise illégale d’intérêt, de détournement de fonds publics et de favoritisme (article 3 2e de la loi n° du 2016-1691 du 9 décembre 2016).
Définition de l’évaluation de l’intégrité des tiers ?
Procédure d’évaluation des tiers : de quoi s’agit-il ?
L’entreprise se doit d’être vigilante sur l’intégrité des tiers avec lesquels elle est entrée ou envisage d’entrer en relation afin de s’assurer que ces tiers ne présentent pas de risques de corruption pouvant venir ternir sa réputation voir même engager sa responsabilité.
Cette évaluation peut avoir lieu avant l’entrée en relation de même qu’en cours de relation si le niveau de risque du tiers est susceptible d’avoir évolué. Pour réaliser cette évaluation des tiers, l’entreprise recueille des informations par différents moyens : allant de la simple recherche à une enquête approfondie en fonction du niveau de risque que présente le tiers.
Au final, cette évaluation va lui permettre de :
- Juger de l’opportunité d’entrer en relation avec un tiers
- De poursuivre une relation déjà en cours ou d’y mettre fin
Quelles informations collecter ?
La cartographie des risques élaborée par l’entreprise va lui permettre de déterminer quels sont les tiers présentant les risques les plus élevés. C’est un document indispensable pour réaliser l’évaluation des tiers.
Pour cela, l’entreprise doit notamment :
- Identifier le tiers. Selon l’AFA, recenser les données suivantes :
- nom,
- raison ou dénomination sociale,
- sa forme juridique,
- sa date de création,
- ses effectifs,
- son chiffre d’affaires,
- son capital,
- son/ses secteur(s) d’activité,
- ses domaines de compétence
- son implantation géographique.
- Identifier également les noms, prénoms des principaux actionnaires, ainsi que des bénéficiaires effectifs.
- Rechercher si les dirigeants ou principaux actionnaires n’ont pas fait l’objet d’une condamnation pour atteintes à la probité.
- Vérifier que le tiers dispose des compétences nécessaires pour l’accomplissement de sa mission. Ceci en particulier s’il s’agit d’un intermédiaire ou d’un dirigeant.
- Vérifier que le tiers a mis en place un dispositif conformité anticorruption.
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Qui peut être concerné par cette évaluation des tiers ?
L’AFA dresse la liste suivante des tiers :
Il peut s’agir : de clients, de fournisseurs et prestataires, d’intermédiaires, de sous-traitants, de titulaires de marchés publics, de concessionnaires, de délégataires, de bénéficiaires de subventions, de cibles d’acquisitions, d’usagers, de partenaires, etc., C’est-à-dire avec toute personne physique ou morale avec laquelle elle est en relation et qui peut l’exposer à des risques potentiels d’atteintes à la probité.
Mettre en place une procédure d’évaluation des tiers
Cadre légal et règlementaire
C’est l’article 17 II de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016, relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique dite loi Sapin II, qui prévoit une obligation de mettre en place des mesures et procédures visant à prévenir et détecter les faits de corruption et de trafic d’influence pour certaines entreprises. L’une d’elles consiste à mettre en place «des procédures d’évaluation de la situation des clients, fournisseurs de premier rang et intermédiaires au regard de la cartographie des risques ». Il s’agit de la procédure d’évaluation des tiers.
L’évaluation de l’intégrité des tiers incombe aux entreprises ayant plus de 500 salariés et dont le chiffre d’affaires dépasse 100 millions d’euros.
Qui est en charge de cette évaluation des tiers?
Trois acteurs réalisent l’évaluation, à trois niveaux différents :
- La personne en charge des évaluations au sein de l’entreprise collecte les informations et documents utiles pour assurer l’évaluation des tiers. Elle émet ainsi une première appréciation qui vaudra décision si l’on juge le risque peu élevé.
- Le responsable de la conformité apporte son expertise et ses conseils à la personne en charge des évaluations des tiers. Il l’accompagne dans l’appréciation des situations présentant le plus de risques mais également dans les prises de décision.
- Au troisième niveau : l’instance dirigeante décide des suites à donner aux cas présentant le plus de risques.
Challenges et obstacles à la mise en place d’une procédure d’évaluation des tiers ?
Le principal challenge pour les entreprises dans la mise en place de l’obligation d’évaluation des tiers, conformément à la loi Sapin II, réside dans l’implémentation de systèmes complets et efficaces de collecte et de vérification d’informations sur ces tiers.
Les entreprises doivent donc développer des procédures pour identifier les risques de corruption associés à chaque tiers, intégrer ces procédures dans leurs opérations quotidiennes et veiller à leur mise à jour continue.
Les principaux obstacles à la mise en place d’une procédure d’évaluation des tiers pour les entreprises, en conformité avec la loi Sapin II, incluent :
- Complexité de la collecte d’informations : l’acquisition et la vérification des données relatives aux tiers peuvent être difficiles, surtout si ces derniers se trouvent dans des juridictions avec des niveaux de transparence faibles ou des règles de confidentialité strictes.
- Coût et ressources : les investissements en termes de systèmes d’information et de personnel qualifié nécessaires pour évaluer et surveiller les tiers sont souvent importants, ce qui peut être particulièrement pénalisant pour les PME.
- Surveillance continue : assurer une veille constante sur le statut des tiers pour détecter tout changement susceptible d’affecter leur niveau de risque présente un défi en termes de gestion continue des données.
- Conformité internationale : pour les entreprises opérant dans plusieurs pays, l’harmonisation des pratiques d’évaluation des tiers avec les différentes législations anti-corruption peut s’avérer complexe et coûteuse.
Ces obstacles nécessitent une approche stratégique et des ressources dédiées pour garantir une mise en œuvre efficace de la procédure d’évaluation des tiers, conformément aux exigences de la loi Sapin II.
Des outils permettent de simplifier et fiabiliser ses démarches d’évaluation des tiers.
Parmi eux, Infolegale propose un solution cloud opposable aux régulateurs (AFA, ACPR et Tracfin). La Solution Conformité Infolegale est simple d’utilisation pour l’ensemble des parties prenantes tout en optimisant leurs processus internes. Entièrement personnalisable, elle s’adapte aux contraintes organisationnelles et à la cartographie des risques de corruption de chaque entité.
Evaluation du niveau de risques
Quelles conclusions tirer d’une évaluation ?
L’évaluation des tiers peut amener à décider de mettre un terme à la relation ou de ne pas l’engager. Enfin, il est possible de décider de reporter la prise de décision.
En cas d’approbation de la relation, il faut reconduire périodiquement le processus d’évaluation des tiers. On conseille d’indiquer une date de renouvellement de l’évaluation dans le contrat. Cela permet au tiers de savoir qu’il sera ré-évalué. L’entreprise pourra de son côté s’assurer que le tiers a respecté ses engagements anti-corruption.
Quels bénéfices tirer d’une évaluation de tiers efficace ?
Une évaluation de tiers efficace offre plusieurs bénéfices essentiels pour une entreprise :
- Réduction des risques : en permettant d’identifier et de mitiger les risques de corruption et de trafic d’influence, contribuant ainsi à la protection contre les sanctions légales et les répercussions financières.
- Amélioration de la réputation : en démontrant un engagement envers la conformité et l’éthique, l’entreprise renforce sa réputation auprès des clients, des partenaires et des régulateurs.
- Sécurisation des partenariats : en évaluant soigneusement les tiers, l’entreprise assure des relations d’affaires avec des entités fiables et éthiques, minimisant ainsi les risques d’associations préjudiciables.
- Stabilité opérationnelle : en éliminant les partenaires à haut risque, l’entreprise sécurise ses opérations et ses chaînes d’approvisionnement, garantissant une plus grande stabilité et continuité des affaires.
L’intégration d’une évaluation de tiers rigoureuse dans les pratiques de gestion des risques de l’entreprise est donc cruciale, notamment dans un contexte où les lanceurs d’alerte peuvent jouer un rôle clé dans la détection et la prévention des risques potentiels.
Livres blancs
- Livre blanc : Procédure lanceur d’alerte, mise en conformité des lois Sapin 2 et Waserman
- Livre blanc : Canal de signalement par email, pourquoi c’est une fausse bonne idée ?
