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Alertcys offre à un lanceur d’alerte la possibilité de soumettre un témoignage anonyme en utilisant l’une des trois méthodes disponibles : en ligne via la plateforme, par voie postale ou par téléphone.
Dans cette explication, la plateforme Alertcys aborde spécifiquement la procédure de signalement, ainsi que les étapes du processus de traitement qu’elle appliquera au signalement.
La plateforme Alertcys garantit la confidentialité :
- de l’identité du lanceur d’alerte,
- de l’identité de la personne ou des personnes visées par l’alerte,
- des informations recueillies,
1. Le dépôt de l’alerte sur la plateforme Alertcys.
Le lanceur d’alerte se rend sur le site www.alertcys.io, puis clique sur le bouton « Déposer une alerte« . Le processus est simple et intuitif, il se déroule en 3 étapes.
Etape 1 : Information de contact.
Pour déposer une alerte, le lanceur d’alerte doit dans la plupart des cas déclarer son identité, mais cette identité est conservée par le service Alertcys sans jamais être transmise à l’entreprise ou à la collectivité. Il est recommandé de ne pas indiquer son email professionnel, mais un email personnel.
Etape 2 : L’établissement concerné.
L’établissement est le lieu ou se passe les faits, objet du signalement. Le lanceur d’alerte décrit l’entité concernée avec les éléments à sa connaissance. Si ce point lui cause un problème, il peut échanger avec le service Alertcys qui peut reprendre contact avec lui.
vous devez préalablement vous inscrire en remplissant le formulaire d’inscription en ligne sur la Plateforme ALERTCYS et vous devez accepter les conditions générales d’utilisation du site.
Vous recevrez un identifiant et un mot de passe par alerte qui vous permettra de suivre votre alerte sur à la Plateforme.
Etape 3 : Description des faits.
Le lanceur d’alerte s’engage à décrire les faits de manière objective et à fournir une description détaillée et complète des éléments factuels qu’il a observé. Les propos ne peuvent pas être des rumeurs, des on-dit au sein de l’établissement.
Le lanceur d’alerte peut joindre à sa demande tout support ou document de nature à étayer son signalement lorsqu’il dispose de tels éléments.
En toutes hypothèses, l’alerte doit être effectuée de manière désintéressée et de bonne foi. L’utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, ne vous exposera à aucune sanction disciplinaire.
À l’inverse, nous vous informons que l’utilisation abusive du dispositif peut vous exposer à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Après avoir confirmé le dépôt, l’auteur du signalement reçoit un identifiant et un mot de passe par alerte qui lui permettra de suivre son alerte sur à la Plateforme.
Lire l’article «Quelles sont les conditions pour que l’alerte soit recevable ?» et « Comment constituer son dossier de signalement« .
Le canal de signalement par email est la solution en place dans votre entreprise ? Découvrez les risques et limites de ce mode de signalement dans le livre blanc : Canal de Signalement par email, Pourquoi c’est une fausse bonne idée ?
2. Le traitement de l’alerte
Instruction du dossier par le Greffe
L’alerte est reçue par le Greffe de la Plateforme ALERTCYS qui instruit le dossier d’alerte afin de déterminer si celui-ci est recevable ou non.
Les juristes et médiateurs commissaires de justice (nouveau nom des huissiers de justice) constituent le Greffe de la Plateforme ALERCTYS. Le Greffe est ainsi soumis à une obligation de confidentialité renforcée. En aucun cas, il ne pourra porter à la connaissance de tiers non autorisés les faits que vous pourrez signaler.
Le Greffe vérifie si l’alerte entre dans le champ d’application de la réglementation en vigueur. Par ailleurs et si l’alerte est par exemple calomnieuse, l’alerte sera détruite et vous en serez informé dans les meilleurs délais.
L’appréciation du caractère sérieux et fondé de l’alerte relève d’une décision unilatérale du Greffe et cette décision n’est pas susceptible de recours auprès de Alertcys.
En cas d’irrecevabilité de votre signalement, vous êtes informé que vous pouvez saisir le Défenseur des Droits aux fins d’un nouvel examen de votre demande.
Délai : 48 heures à compter de la réception du dossier.
Anonymisation de l’alerte.
Dans tous les cas, l’instruction de l’alerte est réalisée dans le respect des règles applicables au traitement de données à caractère personnel.
Vous pouvez ainsi être assuré que toutes les précautions sont prises pour garantir la confidentialité de votre identité à toutes les étapes du traitement de la situation mise en cause.
Le Greffe vérifie en effet qu’aucune donnée à caractère personnel ne permettant directement ou indirectement de vous identifier n’est transmise dans les documents qui constituent le dossier d’alerte.
La Transmission de l’alerte au Référent.
Si l’alerte est validée par le Greffe, elle est transmise au Référent désigné par l’établissement.
Refus de traitement :
Le Référent qui a été désigné par l’établissement analyse le dossier d’alerte. Il peut accepter ou refuser l’alerte.
Si le Référent refuse l’alerte, vous êtes informé de ce refus via la Plateforme ALERTCYS.
Acceptation de traitement
Dès qu’une solution au signalement est trouvée, vous êtes informé via la Plateforme ALERTCYS.
Le Référent choisit le niveau d’information qu’il souhaite vous donner. Alertcys n’est pas responsable de la solution choisie par le Référent ni du niveau d’information qui vous est fourni.
Les suites données à l’alerte s’effectuent en dehors de la Plateforme ALERTCYS.
Délais : jusqu’à 2 mois de traitement à compter de l’acceptation
La conservation des données transmises :
Vos données sont sécurisées
La société CONCORD (nom commercial Alertcys) prend toutes précautions utiles pour préserver la sécurité de vos données tant à l’occasion de leur recueil que de leur communication ou de leur conservation.
Votre identité ainsi que les informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement sont traitées de façon confidentielle.
Alerte irrecevable ? Vos données sont immédiatement supprimées
Si la Plateforme ALERTCYS considère que votre alerte n’entre pas dans le champ du dispositif dès son recueil, nous vous informons que les données de l’alerte sont supprimées sans délai.
Votre alerte ne donne pas lieu à une procédure disciplinaire ou judiciaire : suppression des données dans un délais de 2 mois
Nous supprimons vos données dans un délai de 2 mois à compter de la clôture des vérifications. Si votre alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, la suppression ou l’archivage après anonymisation intervient dans un délai de deux (2) mois à compter de la clôture des opérations de vérification.
Des poursuites ont lieu : Vos données sont conservées
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou si vous êtes l’auteur d’une alerte abusive, la Plateforme conserve les données relatives à l’alerte jusqu’au terme de la procédure.
Les modalités d’archivage
Les données faisant l’objet de mesures d’archivage sont conservées, dans le cadre d’un système d’information distinct à accès restreint, pour une durée n’excédant pas les délais de procédures contentieuses.
